Mot de passe oublié / compte bloqué

Si vous avez oublié votre mot de passe, cliquez sur le lien “Mot de passe oublié ?”, un mail vous sera automatiquement envoyé. Sinon, contactez le support par mail : support@popei.fr

Capture mot de passe oublié

Arborescence

Si les droits de votre groupe utilisateur le permettent, vous pouvez modifier directement l’arborescence depuis POPEI. Pour cela, faites un clic droit sur le niveau de l’arborescence auquel vous souhaitez ajouter/modifier/supprimer un établissement.

modifier l'arborescence

Si vous ne pouvez pas le faire, si vous rencontrez des difficultés, contacter le support par mail : support@popei.fr, pour une intervention technique. Les informations suivantes seront nécessaires pour l’ajout d’un établissement : SIRET, raison sociale, code de rattachement (code APE).

Page principale / Accueil

Il est fort probable que cela soit simplement dû à une question d’arrondis. Les arrondis de la somme ne sont pas la somme des arrondis ! Les indicateurs de votre vue d’ensemble sont calculés par périmètre, arrondis à l’entier inférieur et sommés. Si cette explication ne semble pas convenir, contactez notre support par mail : support@popei.fr ou téléphone au 0184162259.

La première ligne en haut à droite de l’instance correspond à la date du dernier chargement sur les données au JJ/MM/AAAA.

Vous pouvez également consulter en détail les dates d’imports de données (RH, STPA, dépenses, etc.) en cliquant sur le bouton “Date imports de données” situé en haut à droite de votre écran.

Date de chargement des données

Bénéficiaires

Une légende est disponible en bas de votre écran, l’endroit exact varie en fonction de nos clients (de même pour les couleurs utilisées). Les lignes grisées correspondent toujours à des personnes en situation de handicap sorties de votre effectif à date du jour.

Le fonctionnement de la grille des bénéficiaires s’inspire de la philosophie Excel. Vous pouvez ainsi utiliser les filtres disponibles au niveau des en-tête de colonnes, en cliquant sur la petite flèche de droite.

Par défaut, toutes les colonnes ne sont pas actives. Vous pouvez les faire apparaître/disparaître via ce même bouton.

comment trouver un bénéficiaire

Cliquez sur le bouton “Identifier comme”, rechercher la personne concernée via son nom, prénom ou matricule. De cette manière, l’ensemble de ses contrats et informations remontera automatiquement dans la fiche bénéficiaire.

Si vous ne retrouvez pas cette personne (stagiaires ou intérimaires dans la plupart des situations), vous pouvez cliquer sur le bouton “Ajouter un bénéficiaire”. Vous serez alors invité à renseigner l’ensemble des informations.

Identifier ou ajouter un bénéficiaire

Pour rappel, les données dans votre instance POPEI sont importées via les fichiers sources que nous recevons, qui sont une extraction de la paie (pour la majeure partie de nos clients).  La paie est donc bien le système maître. Les données importées écrasent les données saisies manuellement. Hors période DOETH, si vous rencontrez des anomalies, contactez en premier lieu le responsable de la saisie des données paies. Vous pouvez également contactez le support par mail pour vérification des données sources et/ou dans un deuxième temps si la donnée est correcte dans l’extraction de votre côté.

Pour les clients qui effectuent de la saisie des données dans POPEI, vous pouvez modifier à tout moment vos saisies.

Pendant la période DOETH, vous avez la possibilité de modifier les données directement sur votre instance POPEI (sauf pour quelques clients qui ont émis la volonté de procéder autrement).

Ouvrez la fiche bénéficiaire en double cliquant sur la ligne du bénéficiaire concerné. Une fois la fenêtre ouverte, sélectionnez l’onglet qui vous intéresse puis les informations que vous souhaitez modifier et cliquez sur le bouton “Éditer” ou “Supprimer”.

Si vous ne pouvez pas le faire, il se peut que vous n’ayez pas les droits de modification ; dans ce cas, contactez la Mission Handicap pour demander l’autorisation d’ouverture des droits auprès de POPEI et adressez un mail au support : support@popei.fr

modifier les données d'un bénéficiaire

Les unités bénéficiaires directes sont calculées à partir de 3 valeurs :

  • la valeur résultant du temps de présence, soit le nombre de jours de présence dans l’année / 365 ;
  • la valeur résultant du temps de travail, si le temps de travail est inférieur à 0,5 alors la valeur est égale à 0,5 ; si il est égal ou supérieur à 0,5 alors la valeur est égale à 1 ;
  • la validité de la reconnaissance, soit le nombre de jours de validité de la reconnaissance sur l’année / 365

Les 3 valeurs sont ensuite multipliées entre elles pour obtenir l’unité bénéficiaire de la personne.

Si la reconnaissance d’une personne est acquise dans l’année, alors la valeur sera égale à 1.

Attention, si un bénéficiaire change d’établissement en cours d’année et que le titre de reconnaissance est acquis que sur la période de présence du deuxième site, alors la valorisation ne vaut que pour le deuxième site. La personne ne peut pas être valorisée sur le premier site.

Il se peut que la personne que vous recherchiez soit sortie de vos effectifs (fin de contrat ou fin de validité de la reconnaissance). Dans ce cas, vous ne la voyez peut être pas dans la grille – un filtre est automatiquement appliqué. Pour faire apparaître tous les bénéficiaires ayant compté dans vos effectifs (ou pour lesquels ils manquent une information relative au contrat ou titre de reconnaissance), cliquez sur le bouton “Afficher les personnes sorties de l’effectif”, situé au-dessus de votre grille bénéficiaires.       

Si vous ne trouvez toujours pas le bénéficiaire, contactez le support par mail : support@popei.fr

personne qui n'apparaît plus

La gestion des absences et la modification de celles-ci sont différentes d’une instance à l’autre.

Hors période DOETH, il est conseillé, si les absences renseignées dans POPEI sont fausses, de contacter le responsable de la saisie sur votre logiciel de paie.

Pendant la période DOETH, vous pouvez modifier/régulariser vous-même les absences depuis l’onglet “Contrats et absences” dans la fiche du bénéficiaire. Si vous rencontrez encore des difficultés, contactez le support par mail : support@popei.fr

Toutes les absences non rémunérées par l’entreprise doivent être prises en compte.

Absence des bénéficiaires

Dépenses

Pour ajouter une dépense, vous devez d’abord créer l’action en lien avec cette dépense (pour la majorité de nos clients).

Cliquez sur le bouton “Actions” au-dessus de votre grille des bénéficiaires, cliquez sur “Créer une action”. Une fois l’action créée, vous pourrez créer une dépense. Selon les clients, les RRH ne sont pas concernés par la saisie manuelle des Actions et dépenses, tout est centralisé au niveau de la Mission Handicap.

Ajouter une dépense

Sélectionnez la dépense en question et cliquez sur “Supprimer”. Si cela ne fonctionne pas, il se peut que vous soyez obligé de supprimer la dépense depuis l’action liée (spécificité d’une instance à l’autre).

Supprimer une dépense

Un bouton en haut à droite de votre grille avec une liste déroulante des années est disponible. Vous pouvez ainsi visualiser les dépenses des années passées.

Dépenses des années précédentes

Données

Hors période DOETH, contactez le support par mail : support@popei.fr

Pendant la période DOETH, vous avez la possibilité de fusionner les données si besoin, de modifier ou supprimer celles-ci.

Si vous ne parvenez pas à effectuer les modifications, il est possible que vous ne soyez pas habilités à effectuer les modifications ou suppression. Le fonctionnement de l’ouverture des droits diffère d’un client à un autre.

Les données fausses dans votre instance peuvent être la conséquence de deux faits :

  • une erreur de saisie manuelle ;
  • une anomalie dans les fichiers issus de votre système paie (ensuite importés dans l’instance).

Hors période DOETH et si ce n’est pas une saisie manuelle, contactez le responsable de la saisie des informations sur votre logiciel paie pour correction. Ainsi, au prochain chargement les données apparaîtront correctement. Les données importées sont maîtres sur les données saisies manuellement.

Pendant la période DOETH, vous avez la possibilité de modifier les données selon vos droits.

Données fausses

Secteur protégé et adapté

Cliquez sur le bouton “Secteur Protégé”, puis “Ajouter une attestation”. Lorsque la fenêtre s’ouvre, ajoutez les informations nécessaires. Faites attention aux messages d’erreur, certains ne bloquent pas la saisie mais sont importants pour le calcul des UB attestées. L’ajout du document peut être réalisé plus tard. Tant que la ligne n’a pas été validée, vous avez la possibilité de modifier les données à tout moment.

Ajouter une attestation

Il existe 3 typologies d’attestations : les prestations, les mises à disposition et les travailleurs indépendants handicapés.

Le calcul est différent pour chacune des 3 typologies, il est donc important de renseigner correctement les informations.

UB prestation : CA utile / 2000 x SMIC horaire

UB mise à disposition : CA utile / 1600 x SMIC horaire

UB travailleur(s) indépendant(s) handicapé(s) : 34% ou 50% ou 71% du CA facturé / 2000 x SMIC horaire (l’abattement au forfait est défini par la législation et vous sera donné par votre fournisseur)

Le CA utile est égal au CA facturé dont les coûts externes ont été déduits.

POPEI calcule automatiquement les UB indirectes attestées grâce à la typologie choisie et le CA utile, lorsque toutes les informations sont renseignées. Si les UB communiquées par votre fournisseur et calculées par POPEI sont différentes, il est probable que l’attestation soit fausse ; il faudra dans ce cas contacter votre fournisseur pour vérifier avec lui.

Pour plus d’information, n’hésitez pas à contacter le support par mail : support@popei.fr

Pour que les UB indirectes soient prises en compte dans les CERFA et dans les calculs du taux d’emploi indirect, il est nécessaire de valider les attestations saisies. Pour cela, il suffit de sélectionner les attestations et cliquer sur le bouton “cette ligne est conforme”.

Selon les clients, il est possible que la modification soit prise en compte immédiatement et donc les CERFA pourront être générés avec les corrections appliquées. Pour d’autres clients, il faut attendre que les calculs s’actualisent (en période de DOETH, toutes les deux heures paires : 6h, 8h, …) pour pouvoir générer de nouveau les CERFA actualisés.

Le folklore de la DOETH : règles et curiosités

Derrière l’acronyme EA se cachent 2 concepts bien différents : d’une part l’effectif d’assujettissement, qui représente l’assiette sur laquelle est calculée l’obligation d’emploi (une photo en date du 31/12 de l’effectif de l’entreprise) ; et d’autre part l’entreprise adaptée, une entreprise qui emploie au moins 80% de travailleurs handicapés.

Les règles de la RQTH varient selon la période de début ou de fin du titre de reconnaissance. Une RQTH obtenue en cours d’année est considérée valide pour l’ensemble de l’année donc elle vaut 1. En revanche, lorsqu’une RQTH expire en cours d’année sans être renouvelée, elle n’est valorisée qu’au prorata de sa durée de validité.

Depuis le décret du 05 Octobre 2018, les RQTH expirées peuvent être valorisées pendant 4 mois supplémentaires selon les conditions suivantes :

  • La personne doit avoir effectué une demande de renouvellement de son titre de reconnaissance (RQTH), avant la fin de validité de son titre en cours.
  • Elle doit vous communiquer le récépissé du dossier complet (transmis par la MDPH).

Attention la date à prendre en compte pour prolonger la validité du titre est la date mentionnée sur le récépissé (et non la date de fin du titre de reconnaissance).

Exemple : une RQTH qui se termine le 30 Avril 2019, le récépissé date du 2 Avril 2019, alors vous pouvez prolonger la RQTH jusqu’au 02 Août 2019.

Administrativement, tout changement de SIRET est considéré comme une fermeture.

Donc, si vous ne voulez pas être relancés par l’AGEFIPH, n’oubliez pas de déclarer comme il le faut, même si le changement de SIRET n’est lié qu’à un déménagement.

Pour cela, il vous suffit de cocher une case dans les informations liées à votre établissement sur POPEI : clic droit dans l’arborescence au niveau de la DOETH, une fenêtre s’ouvre et vous permet de modifier les informations.

changement de siret

L’autonomie de gestion est déterminée par la capacité d’un établissement à embaucher et licencier, sans en référer à une entité de management basée dans un autre établissement. Par conséquent, un établissement qu’on pense non-assujetti parce que son effectif est inférieur à 20, l’est parfois, s’il n’est pas véritablement autonome et que son effectif devrait être incorporé à la DOETH de son établissement de tutelle.

La péréquation est une méthode qui consiste à calculer tous les indicateurs de la DOETH au niveau d’une société ou d’un groupe, et non plus des établissements.

Vous avez le choix d’indiquer dans une DOETH qu’un établissement est rattaché à un autre, un peu comme si aucun établissement n’avait plus d’autonomie de gestion.

Dans ce cas, les établissements qui n’auraient pas été assujettis entrent dans les calculs de l’Effectif d’Assujettissement. En contrepartie, si le taux d’emploi des établissements est hétérogène, alors les écarts sont lissés. Péréquation ou pas, l’arbitrage vous appartient.

Il s’agit d’un effet étrange des règles de calcul de la DOETH.

Prenons un établissement dont l’effectif d’assujettissement est de 33. 33 x 6% = 1,98 donc son obligation est de 1 (la notice de la DOETH précisant qu’on ne tient pas compte des chiffres après la virgule). Si dans cet établissement il y a 1 UB, alors l’objectif est atteint, il n’y a pas d’UB manquantes et l’établissement ne devra pas verser de contribution ! Et pourtant : 1/33=0,30 soit 3%.

POPEI est identifié comme « tiers de confiance » par l’AGEFIPH, ce qui nous procure le droit de télétransmettre les fichiers de nos clients. La télétransmission ne nécessite pas de signature.

Après avoir cliqué : le FIU (le format de fichier défini par l’AGEFIPH) est déposé sur un serveur temporaire ; il est vérifié et déposé par POPEI sur le serveur de l’AGEFIPH sans autre action de votre part. L’AGEFIPH prend en charge son intégration dans les semaines suivantes. Une fois le fichier pris en charge, une synthèse est communiquée directement par l’AGEFIPH à l’entreprise déclarante.

Calculer mon obligation d'emploi

Dans le calcul de l’assujettissement, vous trouvez : les contrats à durée indéterminée (CDI) présents au 31/12 de l’année de référence ; Les autres contrats sont pris en compte au prorata temporis : les contrats à durée déterminée (CDD) et les intérimaires – les uns comme les autres s’ils sont présents pour accroissement temporaire d’activité ; les personnes mises à disposition par une entreprise extérieure depuis plus d’un an et présentes au 31/12 de l’année de référence ; les saisonniers ; les contrats jeunes en entreprise (CJE) ; Les contrats d’insertion dans la vie sociale (CIVIS).

Oui, c’est possible ! Un bénéficiaire en CDI qui quitte l’établissement en cours d’année, ne sera pas pris en compte dans le calcul de l’effectif d’assujettissement. Néanmoins, il sera valorisé en Unité Bénéficiaire pour son temps de présence.

Les minorations individuelles (pour emploi d’un collaborateur bénéficiaire de moins de 26 ans ou de plus de 50 ans) ne servent qu’à réduire la contribution, mais elles présentent des caractéristiques étonnantes.

Ainsi, dans le cadre de la mobilité en cours d’année d’un bénéficiaire, chaque établissement qui l’accueille bénéficiera d’une minoration (0.5 Unité bénéficiaire), jamais proratisée

Souvent, le management voudra connaître le taux d’emploi de la société, au SIREN. Attention, si l’entreprise applique la péréquation (une seule déclaration pour tous les établissements), le chiffre obtenu ne sera pas le même que si vous cherchez à calculer un taux moyen, par somme ou moyenne de la performance de chaque établissement. Pour plus d’information, contactez le support : support@popei.fr ou 05 17 81 05 05

Le délai de 3 ans accordé à un établissement pour être redevable d’une contribution s’apprécie à compter de l’année où l’établissement est créé s’il dépasse immédiatement 20 salariés, ou l’année où l’établissement dépasse pour la première fois le seuil des 20 salariés.

Un exemple pour clarifier : un établissement créé avec 20 salariés, ou un établissement dont l’effectif dépasse les 20 salariés au cours de l’année 2018, sera exonéré pour les années 2018, 2019 et 2020.

Mesurer l'emploi direct

L’une des 3 composantes de la valorisation en UB des travailleurs handicapés repose sur le taux d’activité : elle ne peut être égale qu’à 0,5 ou 1. Pour les personnes dont le temps de travail est inférieur à 50%, la valeur retenue est équivalente à 0,5. Dès qu’une personne bénéficie d’un taux d’activité égal ou supérieur à 50%, alors la valeur retenue est 1. Si des variations de taux d’activité interviennent en cours d’année, en-dessous et au-dessus de 0,5 alors les calculs sont réalisés au prorata temporis pour les différentes périodes du contrat.

Bien différencier le taux d’incapacité permanente partielle (IPP) et le taux d’invalidité. Le taux d’incapacité permanente partielle (IPP) est la conséquence d’un accident de travail ou d’une maladie professionnelle et le taux doit être égal ou supérieur à 10% pour que la personne soit reconnue « bénéficiaire », au regard de la loi. Le taux d’invalidité, lui, n’est pas lié à une activité ou maladie d’origine professionnelle et se décompose en 3 catégories déterminant la capacité ou non d’exercer une activité professionnelle.

Lors du calcul de l’effectif d’assujettissement (EA), il faut vérifier que les collaborateurs embauchés en CDI après une mission d’intérim ou un CDD pour accroissement d’activité, ne sont pas comptés en double – si tant est qu’ils soient présents le 31/12. Du fait de leur CDI, ils compteront « pour un » dans ce cas, et une personne ne peut pas compter plus que « un ».

Les SIRET des fournisseurs EA et ESAT indiqués dans la liste de sous-traitance doivent appartenir à une liste validée par l’AGEFIPH. POPEI propose Le Bon SIRET STPA, un outil ouvert, gratuit et qui le restera : lebonsiret.popei.fr

Sur les attestations fournies par les prestataires du secteur protégé figurent 2 chiffres d’affaires distincts. Le « CA facturé » est la somme HT des factures émises au cours de l’année. Le « CA utile », lui, correspond à la part de main d’oeuvre dans le montant de la prestation facturée (il est donc forcément inférieur ou égal au « CA facturé », car en sont déduits les coûts des matières premières, produits, matériaux, consommations et les frais de vente). C’est « CA utile » qui sert à calculer les Unités Bénéficiaires indirectes. Attention, si vous travaillez avec des Travailleurs Indépendants Handicapés (TIH), même sur de la prestation intellectuelle, le CA utile ne peut pas être égal au montant facturé.

Si vous faites appel aux services de Travailleurs Indépendants Handicapés (TIH), ils doivent vous fournir des attestations d’UB au même titre que les ESAT ou Entreprises Adaptées.

Pensez-bien à leur demander leur justificatif de titre de reconnaissance en plus de cette attestation, car contrairement aux EA/ESAT, les TIH ne font pas l’objet d’un agrément par SIRET par l’AGEFIPH – c’est leur titre de reconnaissance valable qui vaut agrément.

Une des composantes du calcul des UB est basée sur le temps de présence. Sont prises en compte dans le calcul toutes les périodes rémunérées totalement ou partiellement par l’employeur, proportionnellement à la part de la rémunération qu’il a versée. Les règles de subrogation varient d’une entreprise à l’autre, il est donc impossible d’établir une liste de types d’absence et de coefficient à prendre en compte dans la DOETH. Ce travail doit être effectué par chaque entreprise pour calculer les UB liées à l’emploi direct.

Calculer ma contribution

Certains métiers nécessitent des conditions d’aptitudes particulières qui compliquent l’atteinte des objectifs en matière d’emploi des travailleurs handicapés, surtout s’ils sont sur-représentés dans une entreprise.

Pour rétablir l’équilibre, l’AGEFIPH a dressé une liste des catégories d’emplois dits « ECAP », qui minorent le montant de la contribution des entreprises concernées.

Le coefficient multiplicateur appliqué pour calculer la contribution est fonction de l’effectif de l’entreprise (et non celui de l’établissement assujetti).

Petit rappel : entre 20 et 199 salariés le coefficient est 400 fois le SMIC horaire par UB manquante ; entre 200 et 749 salariés, le coefficient est 500 ; à partir de 750, le coefficient atteint 600. Pour les entreprises qui ne mènent aucune action en faveur de l’emploi des personnes en situation de handicap pendant plus de 3 ans ou en cas de pénalité appliquée par l’autorité administrative, le coefficient multiplicateur est majoré et passe à 1500.

Oui, c’est le plancher pluri-annuel d’achats au STPA. Pour éviter que certaines entreprises n’échappent à la surcontribution (coefficient 1500 pour les très mauvais élèves), un effet d’aubaine, en achetant pour quelques euros symboliques des prestations à une entreprise adaptée, le coup a été prévu… il faut avoir acheté un volume suffisant sur les 4 dernières années glissantes. Pour plus d’informations, contacter le support : support@popei.fr ou 05 17 81 05 05

POPEI et vous

Aujourd’hui 3 possibilités s’offrent à vous pour transmettre votre DOETH :

1) A l’ancienne : vous imprimez le CERFA et ses annexes, vous les signez et vous les envoyez par la poste à l’AGEFIPH.

2) La télédéclaration : chaque établissement déclarant reçoit des identifiants pour se connecter au portail de l’AGEFIPH.

3) La télétransmission : une fois votre DOETH définitivement validée, le logiciel POPEI envoie vos données sur les serveurs de l’AGEFIPH.

Dans POPEI vous pouvez générer votre DOETH autant de fois que vous le souhaitez pour visualiser le rendu. Rien n’est définitif tant que vous n’avez pas cliqué sur « télétransmettre ».

Pour les collaborateurs et stagiaires : tous les justificatifs relatifs au titre de reconnaissance handicap en cours de validité (scan des titres de reconnaissance ou équivalent pour les mineurs). Pour la sous-traitance au secteur protégé : toutes les attestations, les titres de reconnaissance des TIH et les factures. Pour les dépenses déductibles : les factures. Tous ces documents peuvent être stockés dans POPEI. En cas de contrôle, même quelques années après, nous pouvons vous les fournir, bien rangés, en quelques minutes